Uitzondering hierop is het in natura sponsoren van een activiteit die vaak door de desbetreffende commissies zelf worden afgesproken, denk hierbij aan de thuistoernooien, het Herfstkamp en de Easter Open. Wel is het hierbij noodzakelijk om de sponsorcommissie te informeren om een compleet overzicht te hebben wat iedere sponsor bijdraagt en de kans op overbevraging wordt geminimaliseerd.
Elke reclame-uiting op wedstrijddagen en buiten de sponsorcommissie om is in strijd met dit beleid en wordt niet geaccepteerd. De sponsorcommissie heeft de bevoegdheid om dit te verbieden en de eventuele financiële gevolgen zijn te allen tijde voor de veroorzaker.
Procedure sponsoring
Nadat een prospect overeenstemming heeft bereikt met de sponsorcommissie wordt de betreffende sponsoring vastgelegd in een overeenkomst. Nadat de getekende overeenkomst volledig door de sponsorcommissie is ontvangen zorgt deze voor verdere afhandeling om zo te kunnen komen tot het nakomen van de afspraken.
Globaal voorbeeld van de te nemen stappen:
- Overeenstemming > Opmaak overeenkomst > Tekening overeenkomst > Bestellen materiaal >
Reclame-uiting vaststellen (logo) > Binnenkomst materiaal > Bedrukking > Plaatsing c.q. uitlevering > Facturatie.
Voor de materialen zijn specificaties vastgelegd waar een bepaalde sponsoring aan moet voldoen. Dit is enerzijds om een eenduidige uitstraling te hebben en anderzijds om de kwaliteit te kunnen bewaken. Deze specificaties volgen hieronder bij de sponsormogelijkheden.
Sponsormogelijkheden
De volgende sponsormogelijkheden zijn op dit moment vastgelegd en goedgekeurd door het bestuur en staan onder regie van de sponsorcommissie;